문 서 관 리 규 정

협의회 규정 제 1 호

제  정 2003. 3. 31.

개  정 2005. 3.  8.

개  정 2008. 4. 25.

제1장  총  칙

제1조 (목적) 이 규정은 전국지속가능발전협의회(이하 “협의회”라 한다)의 문서의 작성, 처리 및 통제에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조 (적용범위) 문서사무에 관한 사항은 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제3조 (용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 협의회가 대내․외적으로 업무상 필요에 의하여 작성 또는 시행되는 문서(도면․사진․디스크․전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 협의회가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송․수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. “결재권자”라 함은 문서를 처리할 최종권한이 있는 자를 말한다.

4. “서명”이라 함은 기안자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

5. “전자서명”이라 함은 기안자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

6. “문서담당자”라 함은 본회 내에 문서수발사무를 주관하는 자를 말한다.

7. “문서처리자”라 함은 문서의 기안, 시행, 보관 등을 직접 담당하는 자를 말한다.

제4조 (문서의 종류) 문서는 법규문서, 지시문서, 공고문서 및 일반문서로 구분한다.

1. 법규문서는 법, 시행령, 정관, 규정 및 규칙 등 주로 법규적 사항을 정하는 문서를 말한다.

2. 공고문서는 공고, 광고 등 일정사항을 협의회 회원 또는 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

3. 일반문서는 다음과 같이 구분한다.

가. 외부문서 : 협의회 명의로 발송되고 접수되는 문서를 말한다.

나. 내부문서 : 지휘계통과 각 부서간의 지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고, 명령 및 발령 등 협의회 내부에서 시행되는 문서를 말한다.

다. 전언통신문 : 협의회 내외의 기관과 부서간에 있어 긴급을 요하는 경미한 사항을 전화, 인편, 기타 통신방법으로 수발되는 문서로서 일반문서와 동등한  성격을 갖는다.

라. 기타문서 : 양식, 특수간행물 등 상기사항에 해당하지 않는 문서를 말한다.

제5조 (문서의 성립 및 효력발생)

① 문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문서서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

제2장  문서의 작성

제6조 (문서작성의 일반원칙)

① 문서는 문화예술진흥법 제7조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

⑤ 문서의 항목은 1, 가, 1), 가), (1), (가)와 같이 세분한다. 다만, 항목이 하나인 경우에는 항목을 설치하지 아니한다.

⑥ 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 제3항의 규정에 의하여 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다. (예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

⑦ 기안문 및 시행문에는 가능한 한 행정기관의 로고․상징․마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하 여야 한다.

⑧ 외부문서나 상신문서에는 보통의 경어를 사용하고, 기타 문서는 불손한 감을 주지 않는 범위 내에서 경어를 생략할 수 있다.

제7조 (용지의 색깔 등)

① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

② 문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽으로부터 20밀리미터, 오른쪽과 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제8조 (수정) 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 때에는 원안의 내용을 알 수 있도록 원안 글자의 중앙에 두 줄을 긋고 날인을 하며, 그 상부에 정서를 한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌 또는 우 여백에 가제수를 표시하고 날인한다. 다만, 전자문서의 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제9조 (간인)  다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가․인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제10조 (면표시)

① 문서가 2면 이상으로 계속될 때에는 문서 하단 중앙에 당해면의 일련번호를 기입할 수 있다.

② 붙임 문서에는 면 표시를 따로 할 수 있으며, 전면수는 생략할 수 있다.

제11조 (발신명의)

① 대외발신 문서는 회장 명의로 한다.

② 협의회의 공식적 입장과 의견 표명을 요하지 않는 사항의 문서는 결재권자의 명의로 발신한다.

제12조 (문서의 구성)

① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문․본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문․본문․결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목․내용 및 붙임으로 구성한다.

1. 두문은 협의회명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목․내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.

3. 결문은 발신명의, 기안자․협조자․결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 협의회의 우편번호․주소․홈페이지주소․전화번호․모사전송번호, 담당자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

② 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.

③ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제13조 (끝표시와 붙임의 표시)

① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝”표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝”표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하빈칸”표시를 하여야 한다.

제14조 (기안문의 작성)

① 기안은 업무단위 책임자가 하는 것을 원칙으로 하고 기안문서는 별지 제2호의 서식, 별지 제3호의 서식((내부결재문서에 한한다)에 의한다.

② 기안문서의 내용이 다른 직원과 관련된 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 협조를 얻어야 한다.

③ 협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재권자의 결정에 따른다.

제15조 (수정기안) 수신한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 수정한 자구를 홍색잉크로 수신한 문서에 기안하여 결재를 받아 시행할 수 있다.

제16조 (일괄기안) 상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문을 작성할 때에는 이를 각각 분리한다.

제17조 (결재)

① 기안한 문서는 당해 결재권자의 결재를 받아야 한다. 이 경우 결재권자는 문서의 내용에 따라 위임 전결하게 할 수 있으며 그 구체적인 내용은 별도의 규정으로 정한다.

② 제1항의 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다..

③ 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

④ 제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 한다.

⑤ 제2항과 제4항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.

제18조 (시행문의 작성)

① 결재를 받은 문서중 발신을 하여야 하는 문서에 대하여는 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 전신․전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

② 시행문은 별지 제2호의 서식에 의하여 작성한다.

제19조 (인장의 날인 및 서명)

① 협의회장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 임용장․상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인을 찍거나 협의회장이 서명을 한다. 다만 전신․전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

② 직원을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제4장  문서의 처리

제20조 (문서의 생산등록) 문서를 생산한 때에는 별지 제1호 서식의 기록물등록대장에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신란에 “내부결재”표시를 하여야 한다.

제21조 (문서의 발송)

① 시행문은 문서처리자가 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 협의회의 홈페이지 또는 문서처리자의 공식 전자우편주소를 이용하여 협의회외의 자에게 발송할 수 있다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 전자문서중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

제22조 (문서의 접수와 공람)

① 문서는 문서처리자가 접수하여야 하며, 문서담당자가 직접 받은 문서는 기록물관리대장에 기록한 후 지체없이 문서처리자에게 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

② 접수인이 필요한 경우에는 별표 1의 접수인을 찍고, 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 한다. 접수인은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다.

③ 문서처리자는 다음 각호의 문서에 대하여 별표2의 간이결재인을 이용하여 공람하여야 한다. 다만, 통계․설문조사 등을 위하여 각 기관으로부터 취합하는 문서를 제외한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 협의회내 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률․예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 직원의 신상(신상), 교육훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

④ 제3항의 규정에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 문서처리자를 따로 지정할 수 있다.

제23조 (문서의 배부 및 처리)

① 문서담당자는 받은 문서가 2인 이상이 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가정 높다고 판단되는 담당자에게 보내야 한다. 문서처리자가 직접 접수한 경우에도 또한 같다.

② 제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 문서처리자는 당해 문서를 복사하여 관련 담당자에게 전달하여야 한다.

제24조 (장부에 의한 처리) 증명서 교부 및 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 처리할 수 있다.

제25조 (전송수신) 전신에 의하여 수발되는 문서를 기록하기 위하여 따로 송신부와 수신부를 비치할 수 있다.

제5장  문서의 보관 및 보존

제26조 (정의) 이 장에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “보관” 이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지 관리하는 것을 말한다.

2. “보존” 이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

3. “인계”라 함은 완결된 문서를 문서담당자에게 인계하거나 또는 보관중의 문서를 문서담당자에게 인계하는 것을 말한다.

제27조 (보존기간) 문서의 보존기간은 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7종으로 구분하고 그 기간 책정기준은 정부의 “공문서 분류 및 보존에 관한 규칙” 제4조의 규정에 따른다.

제28조 (보존기간의 변경) 문서담당자는 매년 1회 이상 제33조의 규정에 따라 정하여진 문서의 보존기간의 적정 여부를 검토하고 정세의 변화로 인하여 소정의 보존기간을 변경할 필요가 있을 때에는 회장의 승인을 받아 그 기간을 연장 또는 단축한다.

제29조 (보존기간의 기산) 보존기간은 문서처리완결 다음 연도 1월 1일부터 기산한다.

제30조 (1건철) 문서는 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지를 붙여 1건으로 합철한다.

제31조 (보관철의 사용) 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 보관철을 사용하는 것을 원칙으로 하며 보관철내의 문서량은 100매를 기준으로 한다.

제32조 (색인목록) 색인목록에는 1건 문서의 대표적 문서건명을 기재한다. 다만, 대표적 문서건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.

제33조 (문서의 보관․보존)

① 문서는 보존기간의 기산일로부터 1년간 각 담당자가 보관하여야 한다.

② 문서는 서류함(화일캐비넷 또는 이에 준하는 것)에 보관․보존하여야 한다. 다만, 문서담당자는 문서 보관장소를 설치하여 보관․보존하여야 한다.

③ 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 보존기간, 생산년도 및 문서번호별로 보관․보존하여야 한다.

④ 제1항에 의하여 문서 보관기간이 만료된 문서는 문서담당자에게 인계하여 보존하여야 한다.

⑤ 보존기간이 3년이상인 문서는 문서담당자에게 인계하여 보존 기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다. 다만, 수시로 업무에 활용할 필요가 있는 문서는 문서담당자와 협의하여 각 직원이 보존할 수 있다.

제34조 (특수문서의 보관) 첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 문서번호, 일자 및 제목을 기재하여 따로 보관할 수 있다.

제35조 (인계)

① 문서처리자는 매년도 초에 전년도에 완결된 문서를 별지 제5호 서식의 보존문서인계부에 의하여 문서담당자에게 인계하여 정리, 보존하게 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 보존문서를 인계하는 경우에는 보존문서인계서를 2부 작성하여 1부는 인계수령인을 받아 문서담당자가 보관하고 1부는 인계될 문서에 첨부한다.

제36조 (배열)

① 완결된 문서는 서류함에 보관하고 서류함 안의 보관철의 배열은 문서분류순으로 일람표의 기재사항을 용이하게 볼 수 있도록 하여야 한다.

② 서류함의 각 서랍 안의 앞쪽에 별지 제6호 서식의 보관철색인표를 비치하여야 한다.

제37조 (보존문서 기록대장) 보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 별지 7호 서식의 보존문서기록대장에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다.

제38조 (문서의 대출 및 열람)

① 보존중인 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 대출 또는 열람할 수 있다.

② 보존문서를 대출할 때에는 보존문서 대출기록부에 필요한 사항을 기재하여야 한다.

③ 협의회 직원이 아닌 자가 대출 또는 열람을 희망할 때에는 문서담당자의 승인을 얻어야 한다.

제39조 (보존기간 경과문서의 폐기) 보존기간이 끝난 문서는 보존문서기록대장에 홍색글씨로 폐기일자를 기입하고 폐기한다.

제6장  인장관리

제40조 (인장의 종류) 인장은 협의회의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 공인과 협의회장 또는 담장자의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인으로 구분한다.

제41조 (인영의 내용)

① 인장의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 협의회 또는 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인”자를 붙인다.

② 인장의 크기는 별표 3의 규격을 초과할 수 없다. .

제42조 (인장 관리부서) 인장의 관리는 문서담당자가 담당한다.

제43조 (찍는위치)

① 인장은 협의회 또는 협회장의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.

② 공인과 직인을 동시에 날인하는 문서에는 공인의 날인은 문서 발행년월일의 “년”자를 가운데 오도록 날인한다.

제7장  보  칙

제44조 (외국어로 된 문서의 처리)

① 외국어로된 문서를 접수한 경우에는 문서처리 부서에서 한글로 된 번역문을 작성, 첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.

② 외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기입하여 해당외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받음을 원칙으로 한다.

③ 업무상 필요한 때에는 외국어와 한글을 병용한 서식을 제정하여 사용할 수 있다.

④ 외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서는 국제서식 또는 관계외국기관의 서식에 따를 수 있으며 발신명의는 회장으로 함을 원칙으로 하나 외국기관에 상응하는 부서장의 명의로 발신할 수 있다.

제45조 (타규정의 준용) 이 규정에서 정하지 않은 사항에 대하여는 사무관리규정이 정하는 바에 따른다.

부     칙

제1조 (시행일) 이 규정은 운영위원회의 의결을 받은 날로부터 시행한다.

제2조 (경과조치) 이 규정 시행일전에 이루어진 모든 문서처리는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.

부    칙 (2005. 3. 8.)

이 규정은 운영위원회의 의결을 받은 날로부터 시행한다.

부    칙 (2008. 4. 25.)

제1조 (시행일) 이 규정은 운영위원회의 의결을 받은 날로부터 시행한다.

제2조 (경과조치) 이 규정 시행일전에 2007년 2월 1일부터 전국지속가능발전협의회의 명칭으로 생산된 문서는 이 규정에 의하여 행한 것으로 본다.

[ 별표 1 ]

접 수 인

접수	- ( . . . : )

※  접수란의 크기는 문서담당자가 적절하게 조정하여 사용한다.

※  기재요령

1. 접수등록번호는 협의회약칭과 일련번호를 기재한다.

(예) 지속협-2000

2. 괄호 안에는 접수일자를 기재한다. 민원문서 등 시․분까지 기재가 필요한 경우에는 시․분까지 기재한다. (예) 2002. 5. 10. 또는 2002. 5. 10. 14:23

[ 별표 2 ]

간 이 결 재 인

※ 결재란의 수는 필요에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

※ 기재요령

위 칸에는 기안자 또는 결재권자의 직위 또는 직급을 표시하고, 아래 칸에는 서명을 표시한다.

[ 별표 3 ]

인장의 규격

구 분	인 형 규 격	비 고
공 인	30mm의 정방형	한글 전서체, 가로새김
직 인	23mm의 정방형	한글 전서체, 가로새김

[ 별지 제1호 서식 ]

기 록 물 등 록 대 장

기본등록사항
등록 구분	생산 (접수)등록 일자	생산 (접수)등록 번호	첨부 번호	제목	쪽수	결재권자	기안자 (업무담당자)	시행* 일자	수신자* (발신자)	생산기관 등록번호	전자 기록물여부
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫

분류등록사항					시청각기록물추가등록사항
분류번호	특수 기록물*	공개 여부	공개제한 부분표시*	특수 목록*	내용요약	기록물 형태*
⑬	⑭	⑮	⑯	⑰	⑱	⑲

비고: * 표시는 동일 건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임.

	〈 기입요령 〉
① 등록구분: 기록물의 등록종류 (1. 일반문서류 생산․발송 2. 일반문서류 접수 3. 도면류 생산․발송 4. 도면류 접수 5. 사진․필름류 6. 녹음․동영상류 7. 카드류 생산․접수 8. 카드류 이첩발송)를 선택하여 기입한다. 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이(예: 본문은 전자문서로 작성되었으나 첨부물은 전자문서가 아닌 경우, 일반문서에 도면, 카드, 시청각기록물 등과 같은 기록물이 첨부물로 되어 있는 경우 등)하여, 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요한 경우에는 첨부등록 해당여부를 추가로 선택하여 기입한다. ② 생산(접수)등록일자: 생산 또는 접수 기록물의 등록 일자를 기입한다(예: 2002. 6. 4.). 다만, 민원 문서 등 시․분까지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다(예: 2002. 6. 4. 14:00). ③ 생산(접수)등록번호: 협의회약칭과 연도별 일련번호를 기입한다.(예:지속협-1) ※ 카드류는 등록번호를 부여한 후, 이를 해당 카드류에 반드시 연필로 표기한다. 생산한 카드류를 이첩하는 경우에는 시행일자와 수신자란에 이첩발송일과 받은 기관명을 기입하여야 한다. 다른 기관에서 이첩받는 경우에는 이전 기관에서 표시한 생산등록번호를 지우고, 접수 기관의 접수등록번호를 표기하여 관리한다. ④ 첨부번호: 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이하여 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요한 경우에 첨부물 분리등록의 방법을 사용하여 본문의 생산․접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호를 기입한다(예: 지속협-1-1). ⑤ 제 목: 기록물의 제목을 기입한다. 다만, 첨부등록의 경우에는 본문에 기재되어 있는 첨부제목을 기입한다. ⑥ 쪽 수: 기록물의 총쪽수(분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고, 첨부물의 쪽수까지 포함된 총쪽수)를 기입하며, 사진․필름류는 총매수를 기입하지 않고, 녹음․동영상류 시청각기록물은 수록된 분량을 시간(분단위)으로 환산하여 기입한다(예: 녹음테이프가 10분짜리 분량일 경우 “10분”으로 기입). ⑦ 결재권자: 결재권자의 성명이나 직위(직급)명칭을 기입한다. ⑧ 기안자(업무담당자): 생산문서의 경우에는 기안자의 성명을, 접수문서의 경우에는 해당 업무담당자의 성명을 기입한다. ⑨ 시행일자: 기록물의 시행일자를 기입한다(예: 2002. 6. 4.). ⑩ 수신자(발신자): 협의회의 권한인 경우에는 협의회장의 직위를, 운영위원회의 권한인 경우에는 운영위원회의 명칭을, 운영위원장의 권한인 경우에는 운영위원장의 명칭을, 분과위원회의 권한인 경우에는 분과위원회의 명칭을, 분과위원회장의 권한인 경우에는 분과위원장의 직위를 기입한다. ⑪ 생산기관 등록번호: 접수된 기록물에 표기되어 있는 생산기관에서 부여한 등록번호를 기입한다. ⑫ 전자기록물여부: 해당 기록물의 전자기록여부를 전자, 비전자 중 하나를 선택하여 기입한다. ⑬ 분류번호: 해당 기록물이 편철되는 기록물철의 분류번호(협의회약칭＋단위업무코드＋연도별 기록물철 등록연번)를 선택하여 기입한다. ※ 기록물등록대장에 분류번호를 선택․기입하기 위하여는 기록물철이 먼저 기록물철등록부에 등록되어 있어야 한다. ⑭ 특수기록물: 대통령관련 기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호기록물, 특수규격기록물의 해당여부를 선택하여 기입하며, 2가지 이상에 해당되는 경우에는 복수로 선택하여 기입해야 한다. ⑮ 공개여부: 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 “부분공개” 또는 “비공개”로 표시한다. ⑯ 공개제한부분표시: 부분공개기록물로 선택된 기록물은 반드시 공개가 제한되어야 할 부분의 범위를 기입한다. (예: 3쪽부터 4쪽까지만 비공개일 경우 3～4) ⑰ 특수목록: 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에는 지정된 항목의 목록을 기입한다.※사진․필름류, 녹음․동영상류 기록물의 경우에는 다음과 같은 사항을 추가로 기입한다. ⑱ 내용요약: 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 촬영일시, 촬영장소와 내용에 대한 간단한 설명을 기입하고, 사진상의 주요인물 성명과 직위, 위치정보(예: “앞열 좌측에서 4번째”, “두번째 줄의 중앙”, “맨뒷줄 왼쪽에서 3번째”)를 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음 또는 촬영일시와 수록내용을 요약하여 기입하되, 내용 중에 등장하는 주요인물의 성명, 직위와 위치 정보를 반드시 기입한다. ⑲기록물형태: 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 사진, 필름, 슬라이드 중 해당 사항을 선택하여 기입하되, 2종 이상인 경우(예: 사진과 필름이 모두 있는 경우)에는 해당 항목을 모두 복수로 선택하여 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, 음반SP, 음반LP, 음반CD, 음반LD, 음반DAT 등 중에서 하나를 선택하여 기입한다.

[ 별지 제2호 서식 ]

	수신자 ( ) (경유) 제 목 전국지속가능발전협의회장 □
	기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명 협조자(직위/직급) 서명
	시행 지속협-일련번호 (시행일자) 접수 지속협-일련번호 (접수일자) 우 주소 / 홈페이지 주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 담당자의 공식 전자우편주소 / 공개구분

210mm×297mm(보존용지(2종) 70g/㎡), (일반용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존용지(1종) 70g/㎡)

	< 처리요령 >
(이 란은 서식에 포함하지 아니함)
1. 기관명 : 전국지속가능발전협의회 2. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. 3. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 “이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다.”라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에 “경유문서의 이송”이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다. 4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 5. 발신명의 : 협의회 또는 협의회장의 명의를 기재하고, 운영위원회 또는 분과위원회가 해당 위원들에게 발신하는 문서는 그 위원회 또는 위원장의 명의를 기재한다. 6. 기안자․협조자․결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 협의회장과 운영위원장의 직위는 간략하게 쓴다. 7. 시행 지속협-일련번호 (시행일자) 접수 지속협-일련번호 (접수일자) : 지속협은 협의회명 약칭으로서 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자란에 시․분까지 기재한다. 8. 우 주 소 : 우편번호를 기재한 다음, 협의회가 위치한 도로명 및 건물번호 다음에 괄호하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호안에 기재한다. (예) 우122-706 서울특별시 은평구 불광동 613-2 3층 9. 홈페이지 주소 : 협의회의 홈페이지 주소를 기재한다. (예) www.sdkorea.org 10. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 11. 담당자의 공식 전자우편주소 : 담당자의 공식 전자우편주소를 기재한다. 12. 공개구분 : 공개․부분공개․비공개로 구분하여 표시한다 13. 관인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 관인생략 또는 서명생략을 표시한다. ※ 기안자․검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : “기안자․검토자 및 결재권자”의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자․검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 협조자(직위/직급) 서명 : “협조자”의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 전결 및 서명표시 위치 : 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다. ※ 전결․대결 및 서명표시 위치 : 위임전결사항을 대결하는 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 협의회장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다. ※ “수신자”는 “받는 자”로 사용할 수 있다.

[ 별지 제3호 서식 ]

	등록번호		지속협-222
	등록일자		2008. 7. 29.		OOO	OOO	OOO		전결 7/29 OOO
	결재일자		2008. 7. 29.
	공개구분		공개
					협조자
		2008년 사업계획 세부추진계획(안)
	2008. 3. 전국지속가능발전협의회

[ 별지 제4호 서식 ]

색   인    목    록

번호	문서번호	제 목	월 일	받 음	발 신

[ 별지 제5호 서식 ]

보 존 문 서 인 계 부

년도	제 목		보존 기간	수령인	비 고
	분류기호	기능명칭 및 부제목

[ 별지 제6호 서식 ]

보 관 철 색 인 표

년도	제 목		보존 기간	수령인	비 고
	분류기호	기능명칭 및 부제목